Ab 2015 gelten neue Anforderungen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen sowie zum Datenzugriff. Die wichtigsten Regelungen hierzu stellen wir Ihnen im Folgenden dar:
Grundsatz
Zur Einhaltung ordnungsgemäßer Buchhaltung sind alle Geschäftsvorfälle im Unternehmen vollständig, richtig, zeitgerecht und unveränderbar aufzuzeichnen.
Zeitgerechte Erfassung der Geschäftsvorfälle
Grundsätzlich ist jeder Geschäftsvorfall zeitnah, das heißt möglichst unmittelbar nach seiner Entstehung zu erfassen. Jede nicht durch die Verhältnisse des Betriebs oder des Geschäftsvorfalls zwingend bedingte Zeitspanne zwischen dem Eintritt des Vorgangs und seiner laufenden Erfassung stuft die Finanzverwaltung grundsätzlich als bedenklich ein.
Als unbedenklich wird die Erfassung von unbaren Geschäftsvorfällen innerhalb von zehn Tagen angesehen. Die Erfassung von Kasseneinnahmen und Kassenausgaben soll weiterhin täglich erfolgen. „Erfassung“ soll in diesem Zusammenhang trotz sofort einsetzender Unveränderbarkeit auch eine geordnete Belegablage sein. Eine kurze Verfahrensbeschreibung unterstützt die Beweiskraft der geordneten Belegablage.
Die periodenweise Verbuchung von unbaren Geschäftsvorfällen soll weiterhin nicht beanstandet werden, wenn die Verbuchung („Festschreibung“) bis zum Ablauf des folgenden Monats (nach Erfassung in den Büchern) erfolgt und durch organisatorische Vorkehrungen sichergestellt ist, dass die Unterlagen bis zu ihrer Erfassung nicht verloren gehen.
Aufbewahrung aller Aufzeichnungen
Es sind alle Unterlagen aufzubewahren, die zum Verständnis und zur Überprüfung der für die Besteuerung gesetzlich vorgeschriebenen Aufzeichnungen von Bedeutung sein können.
Dienen zum Beispiel Kostenstellen der Bewertung von Wirtschaftsgütern oder Angebote zur Erklärung einer in Rechnung gestellten Leistung, sind auch diese aufzubewahren.
Die Unterlagen sind in der Regel, wie bisher bekannt, 10 Jahre aufzubewahren. Besondere Bedeutung bekommen hingegen Dauersachverhalte. Bei Dauersachverhalten sind die Ursprungsbelege Basis für die folgenden Buchungen. Bei der Anschaffung eines abnutzbaren Wirtschaftsguts ist der Anschaffungsbeleg mit der AfA-Bemessungsgrundlage und weiteren Parametern (z.B. Nutzungsdauer) ggf. über die 10 Jahre hinaus aufbewahrungspflichtig.
Erfordernis einer Eigenbelegnummer
Ist kein Fremdbeleg vorhanden, muss ein Eigenbeleg erstellt werden.
Da Buchungsbelege eine eindeutige Belegnummer tragen müssen, gilt dieses Erfordernis daher auch für Eigenbelege.
Aufbewahrung elektronisch erzeugter Unterlagen
Sind im Unternehmen Unterlagen elektronisch erzeugt wurden, sind sie auch in dieser Form aufzubewahren. Sie dürfen daher nicht mehr ausschließlich im Ausdruck aufbewahrt werden. Für die Dauer der Aufbewahrungsfrist müssen sie unverändert erhalten bleiben.
Als Ausnahme zählt es, wenn elektronisch erstellte und in Papierform abgesandte Handels- und Geschäftsbriefe nur in Papierform aufbewahrt werden
Dies trifft beispielsweise zu, wenn die Dokumentenvorlage für das Erstellen von Rechnungen nach dem Ausdruck einer Rechnung mit dem Inhalt der nächsten Rechnung überschrieben wird. Wird für jede erstellte Rechnung jedoch tatsächlich eine elektronische Datei gespeichert, so ist eine ausschließliche Aufbewahrung in Papierform nicht mehr zulässig.
Aufbewahrung elektronisch eingegangener Unterlagen
Sind Unterlagen im Unternehmen elektronisch eingegangen, sind sie (auch) in dieser Form aufzubewahren.
Dieser Grundsatz gilt prinzipiell auch bei der Umwandlung einer elektronisch eingegangenen Unterlage in ein anderes elektronisches Format. Im Falle einer Konvertierung aufbewahrungspflichtiger Unterlagen sind daher beide Versionen eindeutig zu archivieren.
E-Mails, welche hingegen nur als Transportmittel für eine weitere anhängende Datei dienen, sind nach den neuen Anforderungen nicht aufbewahrungspflichtig.
Elektronische Aufbewahrung von Papierdokumenten
Auch das Thema „ersetzendes Scannen“ wurde im Hinblick auf ordnungsgemäße Buchhaltung konkretisiert.
Die Vernichtung von Papieroriginalen ist grundsätzlich zulässig, sofern sie in digitalisierter Form in einem revisionssicheren Archiv aufbewahrt werden.
Nach einer Simulationsstudie von Richtern wurde bestätigt, dass gescannte Dokumente der freien richterlichen Beweiswürdigung unterliegen und damit denselben Beweiswert wie nicht unterschriebene papierhafte Dokumente haben. Bei Dokumenten mit einer Originalunterschrift geht beim Scannen hingegen die Eigenschaft der Urkunde verloren, weshalb hier der Beweiswert ebenfalls verloren geht. Unterlagen, bei denen laut Gesetz eine Unterschrift verlangt wird (z.B. notarielle Urkunden, Arbeitsverträge etc.), sollten nicht ersetzend gescannt werden.
Hierfür ist eine Verfahrensdokumentation vorzuhalten. Eine Mustervorlage lassen wir Ihnen gern zukommen.
Lesbarmachung von elektronischen Unterlagen
Die elektronisch archivierten Unterlagen sind auf Verlangen der Finanzbehörde auf Kosten des Steuerpflichtigen unverzüglich ganz oder teilweise auszudrucken.
Fazit
Die Finanzverwaltung hat Ihre Anforderungen an ordnungsgemäße Buchführung nicht nur konkretisiert sondern auch verschärft. Zur Auslegung einzelner Anforderungen bleibt die Rechtsprechung abzuwarten. Allerdings wurde der zunehmenden Digitalisierung im Belegwesen Rechnung getragen.
Folge einer nicht ordnungsgemäßen Buchführung kann die Verwerfung dieser im Rahmen einer Betriebsprüfung sein. Dann ist das Thema der Umsatzhinzuschätzung auf dem Tisch.
Gern besprechen wir Ihre organisatorischen Vorkehrungen zur Einhaltung ordnungsgemäßer Buchhaltung gemeinsam mit Ihnen.
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