Der Gesetzgeber hat durch das Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen vom 22.12.2016 einen neuen § 146b in die Abgabenordnung implementiert, durch den es der Finanzverwaltung möglich ist, unangemeldet und jederzeit während der allgemeinen Öffnungszeiten in Ihr Unternehmen zu kommen, um eine Kassennachschau durchzuführen.
Neben den bisher schon bekannten Umsatzsteuer- und Lohnsteuer-Nachschauen, welche keine kompletten Außenprüfungen darstellen und sich nur auf einen Themenbereich (Umsatzsteuer, Lohnsteuer) beschränken, wird der Finanzverwaltung nun ein neues Instrument der Überprüfung Ihrer Buchführung gegeben. Insbesondere wird dadurch die Möglichkeit eröffnet, zeitnahe Überprüfungen der Kassenaufzeichnungen durchzuführen. Werden hier Unregelmäßigkeiten festgestellt, besteht die Möglichkeit zum Übergang einer Außenprüfung.
Betroffen sind alle Unternehmen, die vorrangig Bargeld vereinnahmen, unabhängig davon welches Kassensystem (PC-Kasse, Registrierkasse, offene Ladenkasse) genutzt wird.
Um dies zu vermeiden, sollten Sie einige Punkte im Vorfeld beherzigen:
Da es verschiedene Anlässe für eine Kassen-Nachschau gibt, wird es nicht vermeidbar sein, dass Sie unerwarteten Besuch vom Finanzamt bekommen. Dennoch sollte Ihr Kassensystem den Anforderungen der „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ entsprechen. Das bedeutet, dass eine Unveränderbarkeit der Kassenaufzeichnungen gewährleistet und ein jederzeitiger Kassensturz möglich ist. Es ist damit zu rechnen, dass das Finanzamt zunächst als „anonymer Testkäufer“ in Ihr Unternehmen kommt. Dies dürfen Finanzbeamte bereits ohne Pflicht zur Vorlage eines Dienstausweises. Kommt es dann zu Unregelmäßigkeiten, ist mit einer Kassennachschau zu rechnen, bei der die korrekte Erfassung der Testkäufe in der Kasse überprüft wird. Aber auch Betriebseröffnungen, Kontrollmitteilungen oder Branchenerfahrungen bei bargeldintensiven Betrieben können Auslöser einer Kassennachschau sein. Selbst per Zufallsgenerator im Finanzamt können Sie für eine Kassennachschau ausgewählt werden.
Welche Rechte und Pflichten haben Sie während der Kassennachschau?
Die Kassennachschau darf jederzeit während der üblichen Öffnungszeiten unangemeldet stattfinden. Dabei dürfen nur die Geschäftsräume, in denen Umsätze getätigt werden, betreten werden (nicht aber durchsucht!). Das Betreten von Wohnräumen bedarf der Zustimmung Ihrerseits. Der Prüfer hat sich durch einen Dienstausweis auszuweisen.
Da sich die Kassennachschau gegen den Inhaber des Unternehmens richtet, muss dieser auch anwesend sein. Ihr Personal (und auch nicht ein Filialleiter) ist dafür nicht autorisiert die Kassennachschau durchzuführen. Ist der Inhaber des Unternehmens nicht anwesend und kann auch nicht herbeigeholt werden, darf mit der Kassennachschau nicht begonnen werden. Ein Hinauszögern der Nachschau sollte dadurch jedoch nur in Ausnahmefällen vorgenommen werden.
Dem Prüfer ist Zugang zu allen Kassenaufzeichnungssystemen zu gewähren und die gemachten Kassenaufzeichnungen, welche Grundlage für Ihre Buchführung sind, vorzulegen. Dabei wird überprüft, wie Ihrerseits sichergestellt ist, dass alle Belege und damit auch alle Einnahmen ordnungsgemäß erfasst werden. Aufzeichnungen der Vortage müssen dem Prüfer auf Verlangen ausgehändigt werden. Auch wird die Kassensturzfähigkeit überprüft.
Sinnvoll ist es, dass Sie eine Verfahrensdokumentation besitzen, welche Ihr Kassenpersonal hinsichtlich der Bedienung der Kasse anweist, auf vorhandene Bedienungsanleitungen und Benutzerhandbücher der Kasse verweist und auch das Zusammenspiel zwischen elektronischen Kassenaufzeichnungen und dem Buchführungssystem dokumentiert. Diese ist dem Prüfer vorzulegen.
Nach Abschluss der Kassennachschau ist Ihnen das Ergebnis schriftlich mitzuteilen. Hier erhalten Sie ggf. ein Mängelprotokoll. Bei nicht schwerwiegenden Mängeln bleibt es bei diesen Informationen und die Kassenaufzeichnungen werden nicht verworfen. Bei schwerwiegenden Mängeln kann auch zu einer Außenprüfung übergegangen werden. Hierzu bedarf es ebenso einer schriftlichen Mitteilung.
Gern unterstützen wir Sie bei der Kommunikation mit dem Finanzamt.
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